Поскольку распространение пандемии COVID-19 до сих пор продолжается, руководители предприятий вынуждены разрабатывать и осуществлять планы действий в чрезвычайных ситуациях для защиты своих сотрудников, стабилизирования отношений с контрагентами, обеспечения непрерывных поставок клиентам и смягчения неблагоприятных последствий для бизнеса из-за коронавируса. На сегодняшний день огромное количество предприятий и компаний потенциально подвержен риску. Для таких компаний будет очень важно выявить и устранить предполагаемые слабые места в своей работе, которые могут быть подвержены воздействию пандемии.
Еще до того, как правительство Великобритании объявило об ограничение движения внутри государства, многие компании уже предприняли так называемые гибкие или удаленные методы работы и ИТ-инфраструктуру для своей команды, чтобы гарантировать работу компании во время пандемии КОВИД-19. Безусловно, наряду с обеспечением функционирования бизнеса в условиях коронавируса, от которой зависит состояние как национальной, так и мировой экономики, такие меры могут также стать ключевым фактором замедления распространения самого вируса.
Однако, стоит отметить, что меры изоляции, направленные на обеспечение безопасности команды, также провоцируют некоторые проблемы для компаний, которые задумываются, как поддержать работу бизнеса в период пандемии вируса. Одна из таких проблем заключается в составлении и заключении договоров в условиях КОВИД-19: позволяют ли такие соглашения проводить удаленную работу или для реализации конкретных проектов требуется полноценное функционирование предприятия. По этой причине важно тщательно провести анализ соглашений с целью предотвращения дальнейших неисполнения договорных обязательств. Юристы компании IQ Decision UK предоставляют индивидуальные консультации по анализу международных соглашений во время COVID-19.
Технические и правовые вопросы
Даже в тех случаях, когда удаленный режим работы хорошо налажен в компании, техническое обеспечение и оснащение не всегда может позволить обеспечить полноценную деятельность всех сотрудников предприятия. Многие регулируемые компании (включая юридические фирмы) обязаны хранить документацию в безопасном информационном пространстве ИТ-среде, чтобы защитить ее и соблюдать требования по конфиденциальности. Однако выполнение и соблюдение данных обязательств может быть нарушено в связи с установкой программного обеспечения для запуска персонального ИТ-оборудования или отправкой документов в личную учетную запись электронной почты для выполнения удаленной работы. Это лишь один из неблагоприятных примеров, с которыми может столкнуться та или иная компания в условиях вспышки эпидемии.
Однако, даже когда документ может быть напечатан, существуют потенциальные проблемы, связанные с законным и эффективным подписанием соглашений в условиях, когда уполномоченные на подписание стороны находятся в разных местах или в самоизоляции.
Многие бизнес-поставки могут быть осуществлены на формальной основе проформы или через электронную систему заказов. Также часто используют электронную почту или другие более неформальные средства. Несмотря на сегодняшний век высоких технологий, не все сделки возможно исполнить через электронные средства связи. Так, во многих случаях требуются формальные, заказные договорные документы, которые должны быть подписаны сторонами соглашения. Более того, многие договоры для своей действительности требуют того, чтобы подписи сторон были засвидетельствованы третьей стороной. Например, передача и другие распоряжения землей.
Решение технических вопросов
При вопросе, как сократить убытки бизнеса в период пандемии коронавируса, стоит отметить, что бизнес сообщество уже начало внедрять ряд технологий, которые могут решить ряд технических проблем. Решение данных проблем действительно обеспечивает более эффективную проверку деловых операций, осуществляющихся на удаленной основе.
Ряд специализированных поставщиков информационных технологий разработали программное обеспечение, которое позволяет уполномоченным подписантам оформлять необходимые документы в электронном виде на компьютере, планшете или даже смартфоне. Все системы различаются по объему, но они направлены на то, чтобы избежать необходимости печати, подписи и сканирования, и предназначены для того, чтобы обеспечить защиту и конфиденциальность документов. Как правило, каждая подпись проверяется и прослеживается до конкретной транзакции и до конкретного уполномоченного лица. В качестве подтверждающих доказательств, как правило, выступают время и дата подписания и даже местоположение подписантов со ссылкой на их IP-адреса.
В сентябре 2019 года юридическая комиссия опубликовала отчет, в котором излагается конкретное положение закона, касающееся действительности электронных подписей. Таким образом было подтверждено, что использование электронных подписей для подписания официальных юридических документов и соглашений в соответствии с английским правом возможно. Однако, для этого должны быть соблюдены такие требования, как:
- лицо, подписывающее документ, намерено удостоверить подлинность документа;
- соблюдены все формальности, связанные с оформлением данного документа/соглашения.
Неразрешенные проблемы
Тем не менее исполнение актов и “аттестационных” соглашений остается сложной задачей, поскольку многие вопросы, рассмотренные юридической комиссией, остаются без ответа. В качестве примера стоит привести юридическое требование о том, что свидетель подписи должен физически присутствовать вместе с подписавшими определенное соглашение. В дистанционный период работы это означает, что метаданные процесса подписания возможно будет проверить на тот факт, что свидетель посетил тот же сеанс системы и “оставил” свою подпись, как и основной подписавший соглашения. Обращаем Ваше внимание, что сейчас крайне важно проанализировать международное соглашение на действительность в период коронавируса, с целью не допустить дальнейших судебных разбирательств по данному вопросу.
Самоизоляция подписанта соглашения может полностью исключить возможность того, что его подпись будет засвидетельствована лично свидетелем. Документы и соглашения являются важным инструментом в юридической сфере, и их верное оформление является ключевым вопросом. В данном случае Вы можете получить юридическую помощь в грамотном оформлении международных договоров. Относительно засвидетельствования подписания соглашений уже было подтверждено, что удаленного наблюдения по видеосвязи недостаточно. До сих пор остается открытым вопрос, как “высоко будет установлена” данная планка и сколько прецедентов или нового законодательных актов потребуется для решения проблемы.
Еще предстоит выяснить, приведут ли ограничения пандемии коронавируса к кардинальным изменениям в этом отношении и будет ли оказываться судебное или политическое давление для обеспечения того, чтобы легальный бизнес функционировал без каких-либо проблем. В настоящей статье мы рассмотрели поднятые вопросы исключительно с субъективной точки зрения. Для использования электронных подписей в международных договорах и поддержаний международных договорных отношений с контрагентами в период COVID-19 потребуется индивидуальная юридическая консультация для каждого конкретного случая. Специалисты компании IQ Decision UK помогут Вам решить проблемы международного бизнеса в условиях пандемии вируса.
