Реєстрація компанії у Фінляндії

Перший крок – це формулювання бізнес-ідеї. Важливо детально опрацювати концепцію, оцінити ринкові можливості, проаналізувати конкуренцію та визначити цільову аудиторію. Бізнес-ідея має бути не лише оригінальною, а й життєздатною, здатною приносити стабільний дохід.

Створення бізнес-плану є важливим етапом. План повинен містити:

• Опис бізнесу: детальна інформація про продукт або послугу, цільовий ринок і конкурентні переваги.
• Маркетингова стратегія: план просування, аналіз конкурентів і стратегії продажів.
• Фінансовий план: прогноз доходів і витрат, можливі джерела фінансування та оцінка рентабельності.

Необхідно також враховувати всі правові та регуляторні вимоги, специфічні для галузі, в якій працюватиме компанія. Наприклад, підприємства харчової промисловості повинні дотримуватись норм Закону про захист прав споживачів і Закону про продукти харчування.

Для успішної реєстрації бізнесу у Фінляндії важливо отримати професійні консультації. Основними джерелами допомоги можуть бути:

• Фінські агентства з розвитку бізнесу (Uusyrityskeskus): безкоштовні консультації з питань реєстрації, розробки бізнес-плану та фінансового планування.
• Центри економічного розвитку, транспорту та довкілля (ELY): консультації з питань розвитку бізнесу, інновацій і фінансування.

Фінансове планування є ключовим аспектом підготовки. Важливо визначити джерела фінансування – такі, як власні кошти, банківські кредити, гранти чи інвестиції. У Фінляндії є різні програми підтримки стартапів, включаючи фінансування від Business Finland та Європейського Союзу. Наприклад, програма Business Finland надає гранти для інноваційних проєктів і виходу на міжнародні ринки.

Для реєстрації компанії у Фінляндії потрібно підготувати та надати такі документи:

• Статут (Articles of Association): основні положення компанії, включаючи мету діяльності, статутний капітал і права учасників.
• Установчий договір (Memorandum of Association): документ, підписаний засновниками, який підтверджує їх намір створити компанію та згоду з умовами статуту.

Ці документи необхідно оформити відповідно до вимог фінського законодавства. При поданні документів на паперовому носії, вони мають бути нотаріально засвідчені та подані разом із заявою до Торгового реєстру.

Якщо електронне подання неможливе, можна подати заяву на папері. Для цього необхідно:

• Завантажити форми та шаблони: усі необхідні форми доступні на сайті Фінського патентного та реєстраційного бюро (PRH).
• Заповнити форми: внести всі необхідні дані, аналогічні до тих, які вказуються при електронній реєстрації.
• Прикріпити документи: додати Статут та Установчий договір до заяви.
• Надіслати заяву: форми та документи надсилаються поштою до Фінського патентного та реєстраційного бюро.

Процес розгляду паперової заяви може зайняти від двох до чотирьох тижнів, що довше ніж при електронному поданні.

Перший крок у створенні бізнесу у Фінляндії – реєстрація в Торговому реєстрі, який курує Фінське патентне і реєстраційне бюро (PRH). Будь-які юридичні особи, включаючи товариства з обмеженою відповідальністю (Oy), повні та командитні товариства, а також кооперативи, зобов'язані проходити реєстрацію. Приватні підприємці можуть реєструватися добровільно, якщо вони не зобов'язані це робити згідно із Законом про бухгалтерський облік або якщо вони мешкають за межами Європейської економічної зони.

Процес реєстрації компанії через Торговий реєстр можна виконати як онлайн через систему YTJ, так і на папері. Електронна реєстрація краща, тому що вона швидша і зручніша.

Етапи електронної реєстрації включають:

• Створення облікового запису в системі YTJ.
• Заповнення електронної форми із зазначенням усіх даних про компанію.
• Прикріплення необхідних документів – таких, як Статут та Установчий договір.
• Оплата реєстраційного збору.

Розмір реєстраційного збору обумовлюється видом підприємства і методом подання заяви. Наприклад, для товариства з обмеженою відповідальністю (Oy) у 2024 році реєстраційний збір становить 275 євро при електронній подачі та 380 євро при подачі на папері. Ці збори покривають обробку документів і реєстрацію фірми в Торговому реєстрі.

Реєстрація в Податковому реєстрі Фінляндії здійснюється через Податкову адміністрацію. Ця реєстрація підтверджує, що компанія сплачуватиме податки на прибуток, стягуватиме ПДВ та виконуватиме обов'язки роботодавця. Процес реєстрації відбувається через систему YTJ одночасно з поданням заяви на реєстрацію компанії.

Якщо річний оборот компанії перевищує 15 000 євро, реєстрація стає обов'язковою. У межах цієї реєстрації компанія отримує право стягувати ПДВ з продажу та вимагати повернення ПДВ на придбані товари та послуги.

При найманні працівників оформлення в податковому реєстрі також включає виконання зобов'язань роботодавця. Це означає надання даних про роботодавця та чисельність співробітників через систему YTJ.

Компанії, які займаються виробництвом, продажем або розподілом продуктів харчування та сільськогосподарської продукції, повинні зареєструватися в реєстрах, якими керує Фінська продовольча адміністрація (Ruokavirasto). Наприклад, підприємства, які працюють із кормами, добривами та насінням, зобов'язані пройти реєстрацію у відповідних реєстрах.

Для бізнесу, пов'язаного з екологічно значущими видами діяльності – такими, як виробництво, переробка та утилізація відходів, потрібна реєстрація в екологічних реєстрах. Фінська агентура з охорони навколишнього середовища (SYKE) керує цими реєстрами та забезпечує дотримання екологічних норм і стандартів.

Правління (Board of Directors) – вищий орган управління в товаристві з обмеженою відповідальністю (Oy), відповідальний за стратегічне керівництво та контроль за діяльністю компанії. Залежно від розміру та статуту компанії встановлюються мінімальні вимоги до складу правління.

• Склад правління: мінімум один директор та один заступник. Для великих компаній рекомендується різноманітніший склад для забезпечення різних точок зору та досвіду.
• Вибори правління: члени правління обираються на загальних зборах акціонерів. Термін повноважень зазвичай становить один рік, з можливістю переобрання.
• Обов'язки правління: керівництво компанією, ухвалення ключових рішень, затвердження річних і фінансових звітів, призначення та контроль за діяльності генерального директора.

Генеральний директор (Managing Director) відповідає за повсякденне управління компанією, виконання стратегічних рішень правління та підзвітний правлінню.

• Призначення генерального директора: правління призначає генерального директора, який може бути членом правління чи незалежною особою.
• Обов'язки генерального директора: оперативне управління фірмою, дотримання законодавства та внутрішніх правил, виконання стратегічних завдань, поставлених правлінням.

Призначення аудитора є обов'язковою умовою для певних видів компаній у Фінляндії. Аудитор забезпечує точність і прозорість фінансової звітності компанії.

• Вимоги до проведення аудиту: обов'язковий для середніх і великих компаній, а також для підприємств, які відповідають хоча б двом із таких критеріїв: активи понад 100 000 євро, оборот понад 200 000 євро або середньорічна кількість працівників більше трьох.
• Процедура призначення аудитора: аудитор обирається на загальних зборах акціонерів. Основні критерії – незалежність і відповідна кваліфікація.
• Обов'язки аудитора: перевірка фінансової звітності компанії, підтвердження її достовірності та відповідності законодавству, подання звіту правлінню та акціонерам.

Вищий орган управління, який приймає ключові рішення – такі, як затвердження річних звітів, розподіл прибутку, вибори членів правління та аудитора. Збори проводяться не рідше одного разу на рік.

Компанії повинні впровадити системи внутрішнього контролю та управління ризиками для забезпечення ефективної роботи і дотримання правових норм. Це включає розробку політик і процедур, регулярний моніторинг та оцінку ризиків.

У великих компаніях можуть бути створені спеціалізовані комітети – такі, як комітет з аудиту, комітет з управління ризиками або комітет з винагород. Ці комітети допомагають правлінню виконувати свої обов'язки та забезпечують детальніший контроль за певними аспектами діяльності компанії.

Якщо планується наймати співробітників з-за меж Європейського Союзу або Європейської економічної зони, необхідно отримати робочі візи та дозволи. Робочі візи в Фінляндію різняться залежно від виду роботи та терміну її виконання. Тимчасові робочі візи видаються сезонним працівникам, тоді як довгострокові призначені для висококваліфікованих спеціалістів.

Процес отримання робочої візи починається з подання заяви до міграційної служби Фінляндії (Migri). Роботодавець має довести, що вакансію неможливо було заповнити місцевими фахівцями та що умови праці відповідають національним стандартам. Дозвіл на роботу видається на підставі трудового договору та діє протягом терміну його дії. Роботодавець відповідає за своєчасне оновлення всіх дозволів.

При прийомі на роботу обов'язкове укладання письмового трудового договору, який регулюється Законом про працю Фінляндії. У договорі мають бути зазначені посадові обов'язки, умови оплати, робочий час і права на відпустки.

Основні елементи трудового договору включають:

• Інформацію про роботодавця та працівника.
• Опис посадових обов'язків.
• Умови оплати праці та виплати заробітної плати.
• Тривалість робочого дня.
• Термін випробувального періоду, якщо його передбачено.
• Умови та порядок розірвання договору.
• Додаткові пільги та умови, які пропонує роботодавець.

Договір може бути строковим чи безстроковим. Для тимчасових співробітників часто укладаються строкові договори на термін до двох років. Після закінчення цього терміну договір може бути продовжено або переведено на безстрокову основу.

Законодавство Фінляндії встановлює стандартний робочий час – 8 годин на день та 40 годин на тиждень. Однак можуть бути узгоджені різні графіки роботи – такі, як гнучкий графік або позмінна робота. Важливо, щоб загальна кількість робочих годин не перевищувала встановлених законом норм.

Оплата понаднормових регулюється законом і колективними договорами. Перші дві години понаднормової роботи оплачуються з надбавкою 50% від звичайної годинної ставки, наступні години — з надбавкою 100%. Понаднормові роботи повинні бути узгоджені зі співробітником і не можуть перевищувати 250 годин на рік.

Ведення бізнесу у Фінляндії включає дотримання всіх трудових норм, від оформлення трудових договорів до дотримання правил робочого дня та оплати праці, що забезпечує правову захищеність як роботодавця, так і працівників.

Фінське трудове законодавство надає працівникам право на щорічну оплачувану відпустку. Тривалість відпустки залежить від стажу роботи та становить 2,5 дні за кожен повний місяць роботи для працівників зі стажем менше одного року та 2,5 дні за кожен повний місяць роботи для співробітників зі стажем більше одного року. Отже, максимальна тривалість відпустки становить 30 робочих днів.

Окрім щорічної відпустки, працівники мають право на додаткові види відпусток – такі, як відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, відпустка по догляду за дитиною, лікарняна відпустка та навчальна відпустка. Наприклад, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами становить 105 робочих днів, а відпустка по догляду за дитиною може бути надана одному з батьків до досягнення дитиною віку трьох років.

Соціальні гарантії включають обов'язкове страхування від нещасних випадків на виробництві, медичне страхування та пенсійне забезпечення. Роботодавець зобов'язаний зареєструвати своїх працівників у системі соціального страхування та сплачувати внески до відповідних фондів. Наприклад, пенсійні внески становлять близько 24% заробітної плати, з яких роботодавець оплачує близько 16,95%, а працівник — близько 7,15%.